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La contractualisation au coeur de la relation grand groupe - startup

#Open Innovation

Dans la relation startup / grand groupe, une fois les opportunités business identifiées, vient le moment de la contractualisation.  C’est à cette étape critique que la plupart des projets de collaboration s’enlisent, voir échouent : attentes mal définies, lourdeur des contrats, complexité des procédures… Les causes sont nombreuses mais désormais plutôt bien identifiées. Alors quelles sont-elles et comment les partager entre les différentes parties prenantes ?

Jeudi 20 septembre 2018 au Booster, lieu d'accélération de projets et d'activités innovantes du groupe Total, une douzaine de professionnels RH issus des DRH des grandes organisations partenaires de Rhizome (Groupe ADPAG2R La Mondiale et TOTAL) et des startups incubées (BonanzaMobiliwork), ont pris part à l’atelier d’Open Innovation méthodologique dédié à la thématique de la contractualisation. L’occasion de partager les problématiques et de croiser les expériences dans un cadre facilitant assuré par Rhizome.

Travailler avec des startups ? De nombreux bénéfices pour la transformation de son organisation

Pour Michael Offredi, digital officer chez Total, qui anime le retour d’expérience, il est important d’investir dans la relation avec les startups, car c’est une démarche gagnant-gagnant. En interne cela permet de se digitaliser plus vite, de favoriser la diffusion de méthodes d’innovation s’inspirant des startups et enfin d’autonomiser les entités internes pour que chacune puisse travailler avec des startups. Rhizome est un moyen de créer une communauté d’innovateurs RH en mobilisant les ressources métier.

Contractualisation : le point de friction dans la relation startup/grand groupe

Lorsqu’une solution est pertinente pour l’entreprise et que la relation de confiance est établie avec les entrepreneurs, la suite parait logique : la tester. Et c’est à ce stade que la notion de contractualisation entre en jeu : une procédure souvent longue car le dossier doit passer par plusieurs mains, plusieurs entités (acheteurs, juristes, IT…), l’information doit circuler à plusieurs niveaux (opérationnels, décideurs), qui chacun doivent vérifier et sécuriser à leur échelle, sans avoir connaissance du contexte global.

Pour alléger les processus et proposer des solutions adaptées aux startups (contrats allégés, délais de paiements adaptés, moins de clauses de protection, etc) sans épuiser les équipes, quelques travaux préalables semblent nécessaires.

Transparence : mettre rapidement toutes les questions sur la table

D’abord se poser toutes les questions sur la gestion et la mise en place du produit/de la solution, mais aussi sur les évolutions possibles de l’expérimentation : des aspects comme la maintenance, les mises à jour, la sécurité des données sont à évoquer le plus rapidement possible. Cela va permettre de n’oublier aucune clause importante dans le contrat, que qui peut avoir une influencer sur le montant de la transaction, mais surtout cela crée une transparence et une confiance entre les deux organisations.

S’assurer de la pérennité de la startup

Pour aller plus loin, le grand groupe se renseigne sur la stabilité financière de la startup : est-ce que le minimum vital est présent pour que la startup survive à la phase d’expérimentation ? Souvent les organismes de notation et les incubateurs sont des tiers de confiance pour garantir la stabilité et limiter le risque. Vient ensuite la stabilité du marché : y a-t-il des concurrents proposant des solutions similaires ? Il est intéressant de se renseigner sur ses clients ou partenaires et si la situation actuelle est une situation de dépendance vis-à-vis du Grand Groupe.

L’écosystème de l’innovation au service de la collaboration startup / grand groupe

Pour Anna Lachkar, chargée d’affaires Rhizome, il existe des outils simples tels que le deal memo publié par le Hub BPI ou encore la checklist de l’Institut Open Innovation, qui permettent de dépasser l’effet « coup de cœur » pour se concentrer sur le concret de la relation startup/grand groupe et éviter les écueils.

    > Télécharger le deal memo du Hub BPI
    > Télécharger la checklist juridique de l’Institut Open Innovation

Comment le groupe Total a adapté ses processus de contractualisation ?

Dès 2016, Total s’est penché sur ces problèmes autour des contrats à destination des startups. Aujourd’hui, Total propose des outils facilitateurs qui sont à la disposition des collaborateurs avec notamment :

« Toolbox POC Start-up »

Ce guide pratique du POC (Proof of concept : l’expérimentation) permet de ramener à la réalité pour bien démarrer avec plusieurs aspects comme étudier la viabilité de la start-up, ses concurrents potentiels, bien définir un cadre et des objectifs clairs. Il y a aussi tout une partie sur le droit à l’erreur et tirer des apprentissages de ses erreurs.

«  Generic contract »

Il s’agit d’un contrat de POC allégé, d’environ 10 pages où sont concentrées les informations nécessaires. Y sont incluses les notions de propriété intellectuelle et des données, les livrables, la rémunération avec une durée de paiement adaptée (car tout POC est rémunéré), la responsabilité et l’assurance.

« Checklist contractualisation »

La Check List recense un certain nombre de questions sur la fiabilité financière, l’entité juridique qui va contractualiser en interne, la confidentialité, la protection de marque, les aspects de propriété intellectuelle, les modalités financières, etc.

Les ateliers d’open Innovation Rhizome consistent en l’organisation régulière de séquences d’échanges entre dirigeants de startups incubées et collaborateurs RH de grandes organisations partenaires (AG2R La MondialeEnedis ParisTOTALGroupe ADP et la Mairie de Paris), sur des thématiques métiers ou méthodologiques liées à la collaboration entre startups et grandes organisations.

Vous voulez partager vos Best Practices sur ce sujet, n’hésitez pas à envoyer nous un mail à rhizome@parisandco.com.

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